Innehåll
- ansvarsområden
- Spela in underhåll
- Försäkring och länk byggnad
- Asset Registrations and Custody
- Ansvar för närstående transaktioner
- Tekniska kontroller
- Oberoende kritisk granskning
När man skapar ett bokföringssystem bör företag och ideella organisationer skapa en ram för intern kontroll. Denna process hjälper till att säkerställa att systemet fungerar bra och att alla involverade medarbetare utför det som förväntat. Att ha ett väsentligt affärspapir ger rimlig försäkring genom att minska sannolikheten för fel och skydda organisationens tillgångar. På grund av deras betydelse bör företagen överväga de grundläggande principerna för intern kontroll.
ansvarsområden
Företagen bör tydligt skapa ansvar. Att ange särskilda förpliktelser för individer säkerställer att de förstår deras roll när det gäller att upprätthålla intern kontroll. Om ett ansvar systematiskt förbises, kan ett effektivt internkontrollsystem identifiera den anställde som inte utför den uppgift han tilldelats.
Spela in underhåll
Minne är inte ett ofelbart verktyg, särskilt när det gäller stora mängder information eller transaktioner. Att ha korrekta förfaranden för registrering gör det möjligt för företagen att ha en korrekt transaktionshistorik. Med den här informationen kan företaget sedan kontakta dem senare om det är nödvändigt att lösa ett problem eller klargöra eventuella tvivel.
Försäkring och länk byggnad
Tyvärr kan inte det bästa interna kontrollsystemet förhindra förlust av en tillgång. Genom att säkra ett gott och skapa ett band med sina anställda, säkerställer en organisation att det kommer att ersättas om det stulits eller på annat sätt avledas.
Asset Registrations and Custody
I ett internt kontrollsystem är personer som har fysisk tillgång till kassören och andra tillgångar inte samma personer som håller dokumenten relaterade till dem. Om till exempel den anställde som ansvarar för att behålla kassaregisterna för små utgifter är samma som kontrollerar kassaflöden och uttag, förfalskning av register och omställning av medel skulle underlättas. Den person som ansvarar för att upprätthålla tillgångarnas register bör inte ha tillgång till de tillgångar som den kontrollerar.
Ansvar för närstående transaktioner
Ibland måste flera uppgifter slutföras innan en enda transaktion är slutförd. I detta fall är det viktigt att varje aktivitet som utgör operationen utförs av olika arbetstagare. Detta garanterar mer än en persons engagemang i uppgiften och ökar chanserna att misstag eller bedrägliga handlingar kommer att upptäckas.
Tekniska kontroller
Larm, elektroniska åtkomsttangentbord och andra säkerhetsfunktioner kan bidra till att skydda tillgångar hos en organisation. Tekniken erbjuder ofta mer kontrollmöjligheter och kan användas 24 timmar om dygnet, utan att det behövs extra personalkostnader eller avbrott. Smarta företag ökar sina interna kontrollsystem genom att investera i effektiv och billig teknik.
Oberoende kritisk granskning
Företagen bör regelbundet granska sina interna kontrollsystem. Den som ansvarar för att genomföra denna utvärdering kan inte utföra något arbete som ska verifieras. En oberoende bedömare är idealisk för den här funktionen, eftersom den objektivt kan dokumentera det arbete som utförs i den interna kontrollprocessen och har ingen anledning att täcka fel eller vara alltför optimistiska över förfarandena.