Innehåll
Motiveringsrapporterna är skrivna för att förespråka förändringar i regler eller förfaranden. De skrivs ofta utan någon begäran från läsaren. Rapporten fokuserar på att svara på frågan "varför ska vi?" De gör det genom att ge övertygande bevis och argument för de ändringar som rapporten föreslår.
vägbeskrivning
-
Använd en grundläggande rubrik (Till / Från / Datum / Ämne) och fyll ut det korrekt. Klargöra vem som ska läsa rapporten, vem skrev den och vad den handlar om.
-
Skriv en inledande paragraf som beskriver problemet eller syftet med din rapport. Förklara i ett nötskal vad dina rekommendationer är och vilka fördelar de kommer att medföra.
-
Skriv en introduktion till din rapport som förklarar betydelsen och syftet med din rapport mer detaljerat. Ange relevant information som hjälper läsaren att förstå orsakerna och skälen till deras rekommendationer.
-
Använd huvuddelen av din rapport för att förklara hur du föreslår att du genomför dina rekommendationer. Vänligen ge specifika uppgifter om de nya rutinerna eller lösningarna. Förklara vem som ska vara involverad, vad de ska göra, vad det kostar och hur lång tid det tar att genomföras. Ange de undersökningar eller metoder du följde för att komma fram till dina slutsatser. Inkludera nackdelarna och problem som nya förfaranden kan skapa. Var exakt, organisera ditt material logiskt och, ärligt, det kommer att ge styrka till dina argument.
-
Fyll i din motiveringsrapport med en kort sammanfattning av dina resultat och rekommendationer. Ange inte ny information i den här delen. I stället granska de viktigaste argumenten som stöder dina rekommendationer. Skriv en kort slutrapport för din rapport.
Hur man skriver en motiveringsrapport
tips
- Markera fördelarna med dina rekommendationer och förklara hur de överväger eventuella nackdelar.
- Håll din skrivning positiv. Undvik ord som "kanske", "tänk" och "möjligen".
- Ge balans för din rapport och diskutera lösningar. Lägg sedan rekommendationen som du förespråkar är mer lovande.
- Var tydlig om vilka steg du tycker bör tas i dina rekommendationer. Undvik generaliteter; vara specifik. Presentera varje rekommendation i den aktiva rösten, för att ge styrka till dina förslag.