Innehåll
Ofta är vi i näringslivet skyldiga att inkludera ett försäkringsbrev som åtföljer en större rapport, som kan skickas per post, specialleverans eller till och med e-post. Ett formellt försäkringsbrev har ett mycket specifikt syfte och bör skrivas på ett sådant sätt att det presenterar och beskriver innehållet, upprepar rapportens framträdande tema och anger också nästa steg eller åtgärder som ska vidtas.
Skriv ett rapportbrev
Steg 1
Använd företagets brevpapper för att sammanställa presentationsbrevet för en rapport med hänsyn till vikten av medföljande dokument. Även om du använder brevhuvud-e-post, behandla det som ett pappersbrev, inklusive en bild av företagets logotyp på e-postsidan.
Steg 2
Inkludera datumet på dagen samt adressinformation, inklusive för- och efternamn, titel, företagsnamn, gatu- och ortadress och postnummer. Använd hälsningen "Caro", följt av en formell hälsning, till exempel förkortningarna Herr eller Fru om individen är främling eller "Caro" med mottagarens för- eller efternamn om personen är en bekant.
Steg 3
Ange syftet med bokstaven i kroppsavsnittet med ord som "Detta brev ger (namnet på rapporten) för din granskning eller kommentar (eller vilken åtgärd som helst). Använd denna möjlighet för att sammanfatta rapportens ämne. Försök att sammanfatta syftet med rapporten så kortfattat som möjligt - i högst en eller två meningar.
Steg 4
Notera rapportens slutsats här, men kom inte till hjärtat av rapportens slutsatser. Du vill att läsaren ska läsa den faktiska rapporten och inte bara följebrevet. Brevet bör väcka läsarens aptit för vad som finns i slutrapporten.
Steg 5
Gör ett formellt avsnitt eller nästa steg där du anger vilka mottagares önskade åtgärder är. Vill du att de ska vidarebefordra dokumentet eller underteckna dokumentet eller samordna ett större möte för att presentera resultaten? Var mycket specifik när det gäller nästa steg, såväl som dag och datum, om det krävs akuta åtgärder.
Avsluta följebrevet med en formell hälsning, så hjärtligt, uppriktigt eller eftertänksamt. Inkludera namn och titel på författaren till brevet. Lista namnen på de andra personer som kommer att få rapporten och följebrevet i "Cc" -utrymmet (med kopia) i e-postmeddelandet.