Innehåll
- Ta emot samtal
- Identifiera behoven hos den som ringer
- Överföring av samtal till lämplig person på kontoret
- Avsluta samtalet
Inledande kommunikation mellan en potentiell kund och ett advokatbyrå görs vanligen via telefon och med receptionist. Därför är det viktigt att företagets receptionist alltid är professionell och artig. Att upprätthålla professionalism kan ibland vara en utmaning, särskilt för receptionister som deltar i en stor mängd samtal dagligen, men det finns vissa principer som du alltid bör följa när du svarar samtal på ett advokatbyrå.
Ta emot samtal
Besvara varje samtal genom att säga namnet på advokatfirman, ditt namn och identifiera vem som ringer och fråga, "Hur kan jag hjälpa dig?" Till exempel: "God morgon, det här är advokatbyrån X och Y, Jane talar, vem pratar jag med?" När du väl har identifierat den som ringer med namn, fråga, "Hur kan jag hjälpa dig idag, Mrs Z," kom ihåg att hänvisa klienten med namn för resten av samtalet. Anteckningar under varje samtal kan vara användbara, särskilt när det gäller namn. Håll en positiv ton under konversationen, var tålmodig och förlora aldrig ditt humör. Undvik att använda jargong, slang eller icke-ord som "aham" och "hum".
Identifiera behoven hos den som ringer
Det är mycket viktigt att lyssna noggrant på vad den potentiella kunden behöver för att möta dina behov och ge den begärda informationen på ett tydligt och koncist sätt. I varje samtal finns det någon som söker information eller en viss person.
Överföring av samtal till lämplig person på kontoret
Om du behöver överföra samtalet till en advokat, be klienten att vänta på överföringen på linjen. Kontakta sedan advokaten och meddela samtalet genom kundens namn och syfte med samtalet, så gör överföringen om advokaten är tillgänglig. Låt inte kunden vänta på linjen i mer än 45 sekunder. Efter denna period, fråga om kunden föredrar att fortsätta vänta, om han skulle vilja det när advokaten returnerar samtalet eller om han föredrar att ringa senare.
Avsluta samtalet
Innan du stänger av frågar du om du kan hjälpa till med något annat och tacka kunden för att ringa till advokatbyrån. Det är sällsynt för en receptionist att övertyga den potentiella kunden att hyra tjänsten, men det är mycket vanligt att klienten förloras av en dålig, oförskämd eller oprofessionell service.